Ton cahier des charges en dit long sur toi

Bon, un cahier des charges ce n’est pas bien compliqué. Tu dis ce que tu veux, et hop on en parle plus ! Les soumissionnaires n’ont plus qu’à soumissionner.

« soumissionner »… comme l’explique le dictionnaire c’est « l’aptitude à se soumettre, à être docile, résigné envers quelqu’un ou quelque chose »… Tout est dit.

Le dictionnaire dit aussi que la soumission c’est « l’acte écrit par lequel un entrepreneur s’engage, au cours d’une adjudication, à respecter le cahier des charges et à maintenir les prix qu’il a proposés. » donc on se calme, c’est normal.

Bien sûr, la réponse à un cahier des charges engage. Mais à quoi ? Pas si simple. Alors, ton cahier des charges en dit long sur toi, c’est quoi l’histoire ?

L’histoire est des plus simples à comprendre. Elle se lit entre les lignes, comme toutes les bonnes histoires, qui laissent autant de place à l’imagination du lecteur qu’à ce que l’auteur a raconté.

Tu veux dire qu’un cahier des charges laisse place à l’imagination ? Là, je doute, c’est même l’inverse puisqu’il est précisément fait pour définir ce qu’on attend. Et tu parles d’une rêverie poétique ! Il y a mieux pour cela.

Pour la rêverie poétique, je te rejoins. Mais le cahier des charges comme tout document qui dit quelque chose, ça ne dit pas tout ! Cela dit formellement ce qui est écrit bien sûr mais il y a mille choses non exprimées, qui conditionnent aussi la qualité de la prestation à venir.

Il y a aussi ce qui n’est pas exprimé formellement mais qui en dit long. Ce qui est entendu par celui qui le reçoit même si on ne l’a pas dit. Comme un message subliminal.

On va prendre un exemple simple à comprendre dans un domaine qui n’a rien à voir mais c’est rigoureusement la même chose.

Je suis en train de refaire la décoration de ma maison et je veux faire appel à un designer. Je fais donc un appel d’offres avec un cahier des charges pour sélectionner celui ou celle qui correspond le mieux à mon attente, mon besoin dans mon budget.

Imagine par exemple que j’écrive comme attente que je suis très sensible à ce que les murs ne soient pas vides parce que j’aime la peinture et la photographie. J’ai alors décrit mon besoin avec beaucoup de précision, parce que je pense que c’est cela qui met la prestation sous contrôle.

J’ai donc écrit dans mon cahier des charges que chaque mur sera orné d’un tableau ou d’une photographie, dans un cadre en bois noir de type caisse américaine et qu’ils seront suspendus à l’aide de crochet X de tailles suffisantes pour soutenir le double du poids de l’objet pour ne pas prendre de risque, en veillant à la parfaite horizontalité du bord haut du tableau par rapport au plafond pour un souci évident d’esthétisme.

Tu n’es pas un peu casse bonbon toi ? Avais-tu besoin de tant de détails pour nous dire que tu veux qu’on t’accroche le portrait de ta grand-mère ? Bon, c’est vrai que ce niveau de détail rassure le commanditaire. Mais à cet égard, il y a deux choses à dire.

La première c’est que de toute façon tu vas en oublier. Tiens, en l’occurrence, j’ai oublié de dire que le tableau devait être centré par rapport au mur. Bingo, ils ont tout fait comme on a demandé – c’est donc conforme et je ne peux rien dire – mais ce n’est pas à mon goût car pas parfaitement au centre !

Où quand l’excès de contrôle tue le contrôle. Mais il y a aussi un autre point. Ils n’ont pas nettoyé le sol en partant. Certes, rien ne précisait cela dans ton cahier des charges. Sauf que…

La manière dont tu l’as rédigé, le soin que tu y as apporté, en envoyant un document avec des fautes, des imprécisions, mal présenté etc. est révélateur. Peut-être révélateur du sérieux ou de la rigueur que tu accordes à l’exercice.

Ou peut-être aussi révélateur de ton propre niveau d’exigence. Alors dans ce cas, est-ce étonnant qu’on te réponde sans aller jusqu’au bout du geste ? Dit autrement, ce qui n’est pas dit mais qui se voit comme la forme, la rigueur, le soin ce sont aussi des aspects qui en disent long sur ton attente.

Or, un cahier des charges n’est pas là seulement pour décrire ce que tu veux techniquement mais surtout pour faire comprendre ton intention, ce que tu en attends, pourquoi etc. Bref c’est tout un art !

En la matière, la relation que tu entretiens avec les soumissionnaires, le respect que tu leur donnes, la confiance, l’état d’esprit, et les éléments non-dits de ton cahier des charges conditionnent aussi ce qui sera livré et surtout comment.

Alors autant y accorder l’importance que cela mérite et éviter ces cahiers des charges rédigés à la va-vite avec des documents écrits en Comic sans MS dont un stagiaire de 3ème aurait honte.

En résumé, le niveau d’exigence qu’on se donne pour la qualité d’un cahier des charges révèle et conditionne celui qu’on attend de ses prestataires. On a donc intérêt à faire de son mieux et ne pas se débarrasser de l’exercice.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire.