Comment bien rédiger une description de poste ?

Clair et concis, sans trop de termes techniques, de préférence avec un langage inclusif qui évite toute forme de discrimination, bref tout ce qu’il faut pour attirer un candidat ou une candidate.

Mais je ne te parle pas d’une annonce de recrutement, je te parle d’une description de poste, une fiche de poste si tu préfères, qu’on utilise surtout en interne.

Oui d’accord, même si celle dont tu parles on peut s’en servir de base pour une annonce aussi hein. C’est du boulot de stagiaire ça, non ? On a tous commencé par là en RH, à gratter de la DP à la chaîne !

Peut-être… ou pas. Encore faut-il faire ça correctement. Alors, comment bien rédiger une description de poste, c’est quoi l’histoire ?

Bon allez, on ne va pas s’étendre sur toutes les rubriques qu’on peut y mettre, ni sur la diversité qu’il y a dans les entreprises en la matière.

On y parle en effet de la mission du poste ou de la responsabilité principale, des activités, des compétences nécessaires pour l’exercer, du rattachement hiérarchique, de l’éventuelle organisation subordonnée, etc.

En substance, tout ce qu’il faut pour situer le poste dans une organisation, son importance – on pourrait ici faire le lien avec la méthode Hay et les classifications – ou encore ce qu’il faut réunir pour l’exercer, etc.

On te dira bien sûr qu’il faut qu’elles soient bien rédigées, concises etc. Seulement voilà, ce n’est pas toujours le cas, notamment pour deux rubriques clés de toute description de poste : la responsabilité permanente ou la raison d’être et les activités ou principales missions.

Avant de revenir sur ces deux points, rappelons un point de détail qui n’en est pas un. Une description de poste décrit un poste. Pas son titulaire…

D’abord la raison d’être ou la finalité du poste, ou la responsabilité permanente ou la responsabilité principale. Cela dépend du vocable de chaque entreprise. Mais en substance c’est ce à quoi sert le poste.

En d’autres termes, quel est le résultat permanent attendu de ce poste. En gros, c’est pour cela qu’on te paye non. Cela ne semble pas trop difficile… Encore faut-il respecter quelques règles.

La plus simple c’est de se dire que tout poste garantit un résultat, celui pour lequel, tu as raison, on met un salaire fixe en face, et que ce résultat contribue forcément à un autre résultat, plus grand.

Donc tu peux commencer ta raison d’être par un truc du genre « contribue à ce résultat plus grand en garantissant ce résultat plus petit ». L’intérêt c’est que cela permet de mettre en perspective la contribution du poste à une finalité plus large.

On va prendre un exemple très simple. Qu’est-ce qu’on attend d’un poste de serveur dans un restaurant concrètement ?

Qu’il fasse le service non ?

Oui mais pourquoi ?

Pour satisfaire les convives.

Exactement. Donc on pourrait écrire que la finalité ou la raison d’être d’un poste de serveur c’est : « contribue » à la satisfaction des clients ou des convives en « garantissant » la qualité du service en salle.

En même temps, cela ne te dit pas vraiment le périmètre de son action. C’est quoi le service en salle, en l’occurrence ? Ce serait peut-être utile et pertinent d’ajouter une information qui permet de qualifier ou de dimensionner ce résultat permanent attendu.

Oui, dans le cas du serveur tu pourrais par exemple préciser « de la mise en place à la remise en état de la salle » pour qu’on comprenne que le service ici englobe ce qu’il y a avant pour le préparer ou après, pour aller au bout du geste.

Ou dans le cas d’un chef de cuisine tu dirais par exemple qu’il « contribue » aussi à la satisfaction des clients ou des convives mais en « garantissant » la production de la cuisine et tu ajouterais « dans le respect de normes de qualité, coûts et délais ».

Donc en gros tu contribue à quoi en garantissant quoi en en mentionnant la dimension ou les contraintes.

Et après tu passes aux principales activités ou missions qu’il faut réaliser pour atteindre ce résultat permanent.

En gros c’est un peu comme un processus que tu décris, sans entrer dans le détail, tu n’es pas ici dans le détail de la recette de cuisine mais bien des grandes étapes qu’il faut mettre en œuvre pour obtenir le résultat visé.

Mettre en œuvre, l’expression est bien choisie. Donc tu utilises des verbes d’action à l’infinitif.

Que doit faire le poste de serveur pour garantir la qualité du service en salle ? En l’occurrence vraisemblablement vérifier le matériel et dresser les tables, accueillir les convives et les inviter à prendre une table, présenter le menu, fournir les explications, conseiller, prendre les commandes etc.

Là aussi tu peux, si c’est important, préciser les contraintes. Ton serveur il ne dirige pas les convives à n’importe quelle table. Il tient compte des préférences des clients et du nombre de personnes bien sûr mais aussi des disponibilités en salle pour éviter les places vacantes par table.

Ouh la la c’est bien compliqué tout cela.

De bien rédiger une description de poste ?

Non, le poste de serveur. C’est bien la preuve que c’est un métier. Et c’est pour cela qu’il y en a qui l’exerce bien et d’autres moins bien.

En résumé, la raison d’être d’une description de poste exprime le résultat permanent que le poste garantit et ce à quoi ce résultat contribue plus largement en donnant des éléments permettant d’en cerner la dimension et les contraintes. Les principales missions décrivent quant à elles les grandes actions pour obtenir ce résultat, comme si on décrivait un processus. On utilise alors des verbes d’action à l’infinitif.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire