SIRH et analyse des processus RH

Ce n’est pourtant pas bien compliqué : tu découpes ta DRH en processus, tu fais un SWOT par processus, puis tu me digitalises tout ce bastringue et hop le tour est joué. C’est réglé comme du papier à musique.

Et peut-être aussi le moyen de ne pas en entendre la mélodie. C’est bien ton piano mécanique là, tu as la partition, le rythme mais tu n’as pas peut-être justement pas l’essentiel. Pourtant on pourrait croire que le digital, c’est binaire, mais loin de là.

La méthode des processus c’est bien et c’est utile. Mais la méthode n’affranchit pas de l’intelligence, et ce n’est pas dans son application normative et appliquée qu’elle réside. Alors, SIRH et analyse des processus RH, c’est quoi l’histoire ?

En matière de SIRH, notamment quand on fait le diagnostic de l’existant, on part le plus généralement d’une analyse des processus existant. Donc d’un découpage artificiel des choses.

On ne va pas revenir ici sur ce qu’est un processus, que certains confondent parfois avec une procédure, si ce n’est pour rappeler qu’il s’agit d’une succession d’étapes dans la production de quelque chose.

Donc on peut découper plus ou moins finement. C’est la granularité : des macro-processus, en RH par exemple cela peut-être recruter, gérer, reconnaître, développer etc. donc des grosses mailles, que tu peux découper à leur tour.

En méso-processus, méso qui veut dire milieu, par exemple ton macro-processus « rémunération » tu peux le découper en méso-processus comme la paie, les augmentations individuelles, l’attribution des bonus de fin d’année, le suivi de la masse salariale, etc.

Et tu peux continuer, en micro-processus. La paie par exemple tu peux découper en saisie des variables, contrôles de paie, calcul, paiement, déclaratifs etc.

Et tu peux continuer ainsi sans fin, jusqu’à la tâche la plus minime. C’est au fond la décomposition d’une chaîne de valeur. Que tu découpes en fines rondelles ou en épaisses, cela ne change pas la taille du saucisson.

Bref. Une fois qu’on a dit cela et qu’on connaît les mérites de ce type d’approche pour décrire ce qui est fait de manière ensuite à en penser intelligemment la digitalisation, il y a quand même quelques points de vigilance à avoir en tête.

Allez ! On en donne 6.

Le 1^er point est LE danger du découpage. Une approche par processus, elle est par nature segmentante et « spécialisante » comme on vient de l’expliquer. Or, cela ne doit pas occulter la vision globale de ce que tu produis et pour qui.

C’est pour cela qu’à ce côté « top down » de l’analyse il faut adjoindre une vision « bottom up ».

Tu ne veux pas parler français là ?

Bah oui zoom in ET zoom out. Euh pardon. On découpe en rondelles mais on essaye de garder la vue d’ensemble, le saucisson et l’apéro auquel il sert. Cela peut se traduire, par exemple, par une analyse de chaque processus d’une part et à côté une analyse globale, qui n’est pas forcément la somme des autres.

Ah oui des SWOT quoi.

Euh tu ne peux pas parler français toi ?

Le 2^ème point, c’est un corolaire du 1^er . Ne pas oublier les processus transverses. D’abord parce qu’ils existent, tiens par exemple l’alimentation et la mise à jour de référentiels partagés, mais aussi et surtout parce qu’ils forgent une grande partie de la cohérence de l’ensemble.

Le 3^ème point va presque à l’encontre de cette dernière remarque sur la cohérence. Mais c’est simple à comprendre. A force de vouloir tout mettre en cohérence on peut finir par faire une usine à gaz ingérable. Là, il faut aussi savoir éviter l’excès de perfectionnisme. De l’exigence oui  mais en restant réaliste.

Il y a ainsi des processus plus facilement isolables que d’autres. Or ce n’est pas neutre ensuite en termes d’architecture de SI. Un processus d’embauche par exemple dans un SIRH. Non pas qu’il ne faille pas les prendre dans l’analyse mais identifier leur caractère plus facilement « déconnectable » du reste, si j’ose dire, c’est faciliter les arbitrages que tu auras à faire derrière.

4^ème point. Ne pas confondre finesse du découpage et finesse de l’analyse de ce qui a été découpé. Tu me suis ?

Ouh la la qu’est-ce que tu es fin chef… Concrètement, tu l’as dit tout à l’heure, la granularité de ton découpage tu la définis de manière pragmatique en fonction de ce que tu dois faire comme analyse. D’ailleurs tu n’es pas obligé de tout découper avec le même degré de finesse.

Oui tu as raison, des rondelles fines à manger crues et des rondelles plus épaisses pour faire cuire, j’ai compris. L’analyse à larges mailles parce que cela suffit ou le détail quand il faut.

Mais cela ne t’empêche pas de faire une analyse fine de chaque tranche. Le recensement de ce qu’elle mobilise ou implique doit, lui, être exhaustif : les inputs et les outputs, les rôles impliqués, les droits de chacun d’entre eux etc.

Le 5^ème point c’est de ne pas oublier le bizarre et l’improbable. Quand tu analyses un processus tu dois imaginer aussi ce qui peut se passer en condition extrême ou inhabituelle. Cela ne veut pas dire que tu y répondras nécessairement mais en en ayant envisager l’hypothèse, les choix que tu feras ne seront pas des choix par défaut.

Donc un peu de stress testing quoi. Que se passe-t-il si ? … et là tu balayes les cas de figures bloquant, les situations potentiellement critiques même si elles te semblent peu probables etc.

Et enfin le 6^ème et dernier point consiste à surtout ne pas sous-estimer le poids des usages concrets et celui des habitudes des gens. En substance, le fameux facteur humain.

Tu veux dire que les processus c’est une chose mais que la « sociologie des usages » ou autrement dit, la réalité des comportements, une autre. Ou que les utilisateurs contournent et détournent parfois les processus… Bah oui c’est humain.

Il y aurait encore bien d’autres choses à dire sur les analyses en processus, pures dérivées de la division des tâches chère à Taylor, mais déjà avec ces 6 points de vigilance, si tu es rigoureux sur le reste, cela évite certains écueils.

En résumé, les analyses en processus constituent une bonne méthode mais qui peut occulter la vision d’ensemble. Il convient donc d’être attentif à certains points, qui ne relèvent pas nécessairement de l’orthodoxie de la méthode mais bien de la pratique !

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire