Travail collaboratif, partage et nommage des documents

Hey welcome on board ! Heureux de t’embarquer dans notre projet tu vas voir on est une super tribe ici on travaille en collaboratif, bref on est agile quoi

Génial, il y a un peu de doc partagée sur le projet que je m’acclimate un peu avant la première réunion semaine prochaine ?

Bien sûr on a tout ce qu’il faut, je t’invite dans l’équipe projet sur Teams, tu vas voir il y tout ce qu’il faut, tu as tout l’historique…

Sauf que le travail collaboratif en la matière… ça ne se limite pas à ça… C’est une culture et comme toute culture ce n’est pas juste une question d’outils. Alors travail collaboratif, partage et nommage des documents, c’est quoi l’histoire ?

La vie de l’entreprise, comme celle d’un projet, c’est des gens qui arrivent, des gens qui partent, bref c’est une histoire en marche. Et si l’on veut réussir à embarquer tout ce petit monde, et lui permettre de collaborer et peut-être même de coopérer…

… Il faut lui en donner les moyens… et c’est là où les outils de travail jouent leur rôle. Encore faut-il les utiliser à bon escient… Ca ne suffit pas de créer une équipe dans teams ou un canal dans Slack pour que cela fonctionne…

On sait bien que cela commence par disposer des bons outils. Certes. Au moins un espace documentaire partagé bien sûr. Le minimum c’est avoir une documentation projet que tout le monde peut consulter

La base de la base pour embarquer les nouveaux ou les voyageurs de passage tu as raison. Mais sur ce point, là encore, les outils sont loin d’être suffisants. C’est une affaire de culture…

Et qui dit culture, dit langage commun… pour se comprendre… Quelle est la première difficulté quand tu cherches à te documenter ? T’y retrouver dans la profusion de documents mis à ta disposition… Notamment avoir la bonne version, celle qui fait référence, celle qui fait foi.

Genre le compte-rendu de réunion, le relevé de décisions, etc. Bref la version sur laquelle tu peux t’appuyer sans prendre de risque.

C’est là où l’absence de rigueur dans le nommage des fichiers, avec le talent créatif des uns et des autres dans le rangement de ces mêmes fichiers, crée souvent un joyeux bordel ambiant dans lequel plus personne ne se retrouve.

Alors évidemment cela commence par comprendre une chose simple. Tout mettre au même endroit, sans classement, sans répertoire, etc. cela peut sembler pratique… Quand tu as 3 fichiers OK mais quand tu en as plein ce n’est plus la même paire de manche.

Quand tu as trois livres à classer dans ta bibliothèque ce n’est effectivement pas la peine de préparer toute une taxonomie savante aussi dure à concevoir qu’à maintenir, pour te retrouver avec à la fin aucun livre dans la catégorie poésie persanne de 1680 à 1723…

Mais quand tu as une grosse collection ce n’est pas inutile de mettre de l’ordre là-dedans, cela aide tout le monde à s’y repérer. Et un classement en catégorie, comme chacun voit midi à sa porte, ça s’explique pour que ce soit partagé.

Mais il y a une autre exigence, peut-être plus importante encore, c’est de pouvoir suivre les versions, savoir où on en est entre le work in progress, les commentaires et les corrections des uns et des autres, les versions validées et leur évolution…

Bref, se repérer dans l’historique donc dans la construction de l’information. Et c’est là où des fonctionnalités de suivi des révisions et des commentaires sur un même fichier sont notamment pertinentes et utiles.

Mais aussi une question de nommage des fichiers qui facilitent le suivi de version non pas à l’intérieur d’un document mais entre fichiers.

On peut compter bien sûr sur le bon sens de celui ou celle qui nomme le fichier, tiens par exemple « mon fichier last version.docx » et « mon fichier old version.docx » pourquoi pas…

Mais on s’expose aussi à la créativité sans borne des uns et des autres genre « mon fichier avec mes initiales.pptx » ou « mon fichier version du 23 janvier revue par Paul.pptx »… Pas sûr que cela aide l’utilisateur qui consulte quand tu as à côté un autre fichier du même Paul qui s’appelle « Paul-Date-Monfichier.pptx »

Donc il faut une règle de nommage des fichiers. Une règle comprise et partagée. On peut par exemple adopter une norme ou une méthode existante. En informatique par exemple on y est un peu habitué…

Ah l’enfer des dépendances, c’est sûr que si les développeurs n’étaient pas rigoureux sur les suivis de versions et ce que chacune d’entre elles embarquent comme composants, qui ont eux-mêmes leur propre versioning, on aurait que des bugs

Or, force est de constater que ce n’est plus vraiment le cas dans les mises à jour régulières. Peut-être pourrait-on s’en inspirer aussi pour le versioning de tes documents projets alors ?

En informatique tu as par exemple SemVer une convention de nommage des versions qui est populaire dans l’univers de l’open source. En synthèse tu ne te contentes pas de « mon fichier 1.0 » puis 2.0 etc. mais tu utilises 3 chiffres

« Mon fichier X.Y.Z »… En gros, le premier chiffre désigne un changement de version majeur, tu ne peux pas revenir en arrière. Genre ton compte-rendu de réunion validé. Ca été dit c’est consigné. Le deuxième chiffre un changement de version mineur, on peut faire marche arrière et le troisième une correction

Ainsi dans ton espace documentaire partagé, organisé en répertoires et sous-répertoires thématiques par exemple, tu t’y retrouves beaucoup mieux. Et le travail collaboratif devient alors plus facile… parce que tout le monde parle le même langage et fait l’effort de l’employer.

Si tu poursuis l’analogie avec l’univers du développement informatique, tu pourrais même utiliser des outils dédiés comme le font les développeurs avec le code… Avec des systèmes comme git par exemple pour contrôler ces versions

Git, inventé par le fondateur de Linux, Linus Torvalds… Et des services dérivés comme Github qui permettent de mettre en réseau tout cela, donc de partager des dépôts Git.

Sans aller jusque là en gestion documentaire de projet, on le voit, une norme simple et partagée en matière de nommage de fichiers c’est un peu la base du travail collaboratif. Et après tout tu peux inventer ta norme, le tout c’est que tout le monde soit d’accord, la connaisse et l’utilise.

Cela démontre un fois de plus que le management de projet comme le digital c’est aussi une culture à adopter et pas seulement des outils et des méthodes à utiliser. Mais c’est un autre sujet.

En résumé, travailler de manière collaborative nécessite des outils notamment de partage de documents, mais sans règle partagée de structuration de cette documentation et de nommage des fichiers, il sera difficile de s’y repérer.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire