Mais c’est quoi la GTA ?

Dans cet épisode nous allons expliciter un acronyme RH, la GTA.

Ah GTA je connais c’est un jeu vidéo ! Grand Theft Auto ! Un jeu de braqueurs dans une ville sans foi ni loi, Los Santos ! Bon c’est bon on y joue ou tu préfères un truc de coopération genre Overcooked ?

Nope chef(fe), GTA ce n’est pas ça. C’est un de ces multiples acronymes qu’affectionne la fonction RH et plus particulièrement les pros du SIRH qui te diront que sans GAP ou GAPP et sans GTA difficile de parler de SIRH, CQFD !

On peut aussi parler en français, avec des vrais noms, et se demander ce qui se dissimule derrière ce terme barbare ! Alors, la GTA, c’est quoi l’histoire ?

G pour Gestion T pour Temps et A pour ?

Absences ? Activités ? … Pas si simple.

Alors, commençons par le début. Un Système d’Information RH, le socle incontournable évidemment c’est la gestion de base des salariés, leurs contrats, leurs affectations, leurs postes, etc. ce qu’on va appeler Gestion Administrative.

Et tiens toi bien, des salariés et bien ça veut un salaire ! Etonnant non ? Donc il faut les payer d’où le P qu’on met souvent derrière GA. GAP, la GAP, la gestion administrative et la paie. La base de la base.

Sauf que pour pouvoir payer les gens c’est bien de savoir quand est-ce qu’ils sont là ou pas…  Même parfois de connaître leurs horaires… Juste histoire de se rappeler qu’il n’y a pas que des cadres au forfait et que tous les cadres ne le sont pas ! Bref, le temps de travail !

Et c’est la première brique de la GTA, la gestion des Temps. De quel temps bah du temps de travail sans lequel tu vas avoir du mal à faire la paie. 2 briques de base par conséquent intimement liées l’une à l’autre.

Tiens, c’est l’occasion d’une parenthèse. On ne se trompe pas hein. La valorisation du temps c’est dans la paie, pas dans la GTA. Chacun son rôle. Le pognon d’un côté, le temps de l’autre.

Bon donc en gros la première brique de la GTA c’est la gestion des temps de travail et de présence notamment pour calculer les éléments de paie qui y sont associés : suivi du temps de travail, gestion des horaires, annualisation, calcul des éléments variables de paie comme les heures supplémentaires, les primes de nuit etc.

On pourrait penser que jusque-là c’est simple. Et bien non ! Entre le talent créatif administratif du législateur en France toujours prêt à inventer une règle de plus, l’histoire des entreprises, faites de couches de millefeuilles qu’on empile et de résultats de négociation en négociation, c’est tout sauf simple.

Avec la paie, c’est même un des processus les plus chronophages et donc coûteux pour l’entreprise d’ailleurs, surtout quand tu ajoutes la deuxième brique de base : la gestion des absences et des congés avec les processus de validation que cela suppose.

Ah les petits papiers avec ton chefaillon qui signe tes jours de congés… Bon c’est lourd tout cela en effet. Car il y a non seulement le workflow de validation mais aussi le calcul des droits tu sais les congés payés mais aussi les RTT, les jours de délégation etc. et donc le calcul des soldes.

Et dieu sait que les collaborateurs aiment bien les connaître et plutôt en temps réel.

Avec tout ça on a le socle de la GTA. La gestion des temps… de base, pour respecter ses obligations, assurer la paie, etc. On pourra même associer cela, si besoin, à des badgeuses pour assurer les contrôles…

Le temps vu comme un flux qui alimente notamment la paie, le temps comme un stock, avec tes soldes de droits etc. et le temps comme un passage, tu entres, tu sors, tu es là, tu n’es pas là. Et contrairement à l’image d’Epinal, c’est important pour les gens !

Mais le sujet peut aller plus loin !

A commencer par la gestion des plannings. On comprend bien que cela soit utile pour les raisons que tu as évoquées de savoir qui était là, ou de savoir qui est-là, mais c’est bien de savoir qui sera là pour assurer le taf.

Et un bon planning ce n’est pas si simple non plus. Il faut savoir anticiper les absences déjà prévues, les horaires prévisionnels etc. Sinon tu fais des plannings théoriques et tu découvres que Machin est en congé un peu trop tard…

D’autant que cette planification peut être soumise à des contraintes. D’abord une contrainte de production, qui t’oblige à anticiper pour t’assurer que tu auras le bon nombre de personnes pour la réaliser. Mais c’est parfois encore plus complexe : une planification non pas des personnes mais en fonction de compétences, voire de certification ou d’habilitations.

Pour assurer la production cette semaine, tu as besoin d’une personne habilitée à utiliser la machine A, deux personnes qui ont telles ou telles compétences validées, tiens un Caces pour conduire un clark par exemple ou un agent assermenté pour réaliser telle ou telle opération.  Bref, de la planification sous contraintes.

On imagine alors en effet que cette gestion des plannings et des activités est un peu plus complexe que de simplement déposer deux jours de congés ! Et ce d’autant plus que cette planification sous contraintes, on n’a pas envie de la limiter à des plannings.

On a évidemment envie d’en faire un instrument de productivité, en d’autres termes optimiser en fonction des ressources humaines tel qu’on vient de le voir mais également des autres ressources nécessaires en essayant d’optimiser au mieux l’équation.

Sans parler d’une 3^ème brique possible. Le suivi des activités, ne serait-ce qu’à des fins de contrôle de gestion. Qui a travaillé sur quoi, pendant combien de temps, éventuellement à des fins de contrôle avec ce qui a été déclaré mais surtout à des fins d’analyse et de gestion.

On le voit ce n’est pas un jeu la GTA c’est un domaine important, multi-facette et dans la pratique chronophage si on ne le gère pas efficacement, donc avec un outil informatique digne de ce nom !

En résumé, l’acronyme GTA pour gestion des temps et des activités regroupe schématiquement 3 domaines : la gestion des temps de travail, la gestion optimisée des plannings d’activité et le suivi de cette activité.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire.