Les 4 éléments clés qui structurent le SIRH

Dans cet épisode nous allons parler de 4 éléments clés qui structurent le Système d’Information Ressources Humaines ou le SIRH.

Quand on parle de SIRH la plupart des gens pensent au nom du logiciel RH qu’ils ont l’habitude d’utiliser et Dieu sait que cette représentation est souvent très personnelle !

C’est vrai que pour celui ou celle qui fait de la paie le SIRH c’est souvent le logiciel de paie là où pour un responsable informatique par exemple c’est un système composé d’applications informatiques. En d’autres termes, c’est une notion complexe.

Oui et non car enfin cette notion de système n’est pas si compliquée que cela à comprendre mais c’est un autre sujet. Et un système ca a des propriétés qui le caractérisent et qui lui sont propres. Mais là encore c’est un autre sujet.

En revanche, puisque c’est un système, et pas seulement un logiciel, c’est pertinent de s’intéresser aux éléments clés qui structurent ce système. Alors c’est quoi l’histoire ?

On dit souvent, selon une phrase consacrée du data scientist Clive Humby, qui date déjà de 2006, que les données sont le nouveau pétrole (« data is the new oil »), alors il n’est pas compliqué de comprendre que ce qui structure le SIRH ce sont les données.

Oui et les plus importantes sont bien celles qui sont attachées aux personnes ! Et c’est là le 1^er élément structurant du SIRH : ce dans quoi les données sur les personnes sont stockées. Ce qu’on va appeler le dossier individuel. Un peu comme votre fiche individuelle dans LinkedIn ou tout autre application qui a des données sur vous.

Oui et ce que tu appelles finalement cette fiche individuelle, qui présente les informations te concernant, le poste que tu occupes, l’entité juridique à laquelle tu es rattaché, tes compétences, etc. on peut dire beaucoup de choses la concernant.

Est-ce qu’il est facile par exemple de la faire évoluer, de lui ajouter des champs d’information qui n’était pas présents initialement, qui peut le faire, faut-il des compétences informatiques pour le faire évoluer ou suffit-il de quelques clics de paramétrage simples, bref est-il facile à utiliser, à paramétrer, à faire évoluer.

Et ce dossier individuel est composé bien sûr d’informations partagées ou que l’on factorise. On ne va par exemple pas retaper à chaque fois à la main le libellé d’une devise, l’euro ou le dollar par exemple ! On va pour cela utiliser une information présente dans une table

Et c’est là le deuxième élément clé structurant du SIRH, les tables et référentiels. Les tables cela peut être par exemple une table de devises comme tu as dit mais aussi la liste des établissements de l’entreprise, ou tout simplement le libellé du métier auquel ton poste est rattaché. Et parfois ces tables ne sont pas de simples listes de correspondances mais des références. Ou en quelque sorte une table qui fait référence.

C’est par exemple le cas d’un référentiel emploi. D’un côté un dictionnaire d’emplois-repères donc une table avec des entrées qui sont des libellés d’emplois, de l’autre un dictionnaire de compétences, donc une table avec des entrées qui sont des libellés de compétences et la combinaison des deux, les compétences requises pour exercer un emploi-repère, en l’occurrence ce qui fait référence, et donc un référentiel des emplois-repères.

Et cette notion de tables et de référentiels n’est pas anodine car plusieurs applicatifs du SIRH peuvent être amenés à les utiliser. Et parfois même des applications hors SIRH, avec le contrôle de gestion par exemple. Se pose donc les questions de savoir qui les alimentent, qui les maintient, ce qu’ils partagent avec qui et selon quelles règles etc.

Exactement, et c’est une question encore plus complexe dans le cadre d’un SIRH composé d’une multitude d’applications disparates ! Sans compter sur les jeux de pouvoir et les guerres de territoires dont ces tables et référentiels peuvent faire l’objet.

Bref, le dossier individuel et les tables et référentiels, deux notions qui structurent au fond l’information sur les personnes. Mais encore faut-il structurer qui a accès à ces informations et comment !

Et là la première notion à prendre en compte c’est bien qui a le droit de faire quoi sur quelle information. On en arrive au 3^ème élément structurant du SIRH les rôles et les droits qui leurs sont assortis

Exactement, par exemple, quels sont les droits du rôle de collaborateur sur chaque champ d’information, et ce ne sont pas nécessairement les mêmes que ceux de son manager ou du DRH de l’entreprise.

Oui et ces droits assortis à un rôle ne sont pas nécessairement les mêmes dans tous les processus RH, sachant, en plus d’une part que ces droits sont multiples – lire, modifier, archiver, supprimer etc. – et d’autre part qu’une seule et même personne peut endosser plusieurs rôles à la fois.

Par exemple en tant que DRH dans une entreprise j’endosse les droits du DRH sur le périmètre de responsabilité du DRH, mais aussi celui de manager car en tant que DRH j’ai une équipe et ceux du collaborateur que je suis également.

Et en évoquant cette notion clé de rôle et de droits, tu as introduit une dernière notion structurante, celle de périmètre sur lequel ces droits et rôles s’appliquent. Et là cela fait référence, c’est le cas de le dire, à l’organisation de l’entreprise donc à la manière dont on se la représente. C’est ce qu’on appelle la modélisation de l’organisation.

Dans notre exemple, le DRH monde aura par exemple des droits sur un périmètre mondial là où un DRH métier aura des droits sur la population affectée au métier dont il a la charge. Or, on sait la complexité des grandes organisations, aux multiples points d’entrée : la structuration juridique en sociétés, filiales, établissements, etc. mais aussi en zone géographique ou en business lines etc.

On voit que ces deux dernières notions structurantes que sont d’un côté les rôles et les droits qui leur sont affectés et de l’autre des périmètres de responsabilité permettent, en les combinant, de déterminer des habilitations, c’est-à-dire qui a le droit de faire quoi sur quelle information.

En résumé, 4 éléments clés structurent le SIRH. 1. Le dossier individuel qui réunit les informations sur les personnes 2. Les tables et les référentiels qui catégorisent une partie de cette information pour la partager tout en préservant son intégrité 3. Les droits et les rôles pour savoir qui a le droit de faire quoi sur quelle information et 4. Enfin la modélisation de l’organisation pour déterminer les périmètres de responsabilité sur lesquels ces droits s’exercent.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire !