Je suis en réunion mais je me soigne !

Dans cet épisode, on sort un instant de notre réunion pour… préparer les prochaines réunions ! Ou plutôt chercher à les optimiser.

La réunionite… c’est un sacré fléau qui sclérose de nombreuses entreprises, privées comme publiques. Ce n’est pas un phénomène nouveau d’ailleurs, on en parle depuis des années et peu à peu elles sont devenues un symbole ! Le symbole du manque de productivité, quand chacun s’enlise dans des comités au lieu de décider et d’avancer. Mais aussi celui du mal être au travail… j’ai encore des réunions toute la journée, je ne touche pas terre et ça n’a pas de sens !

Et alors, d’aucuns pourraient conclure un peu rapidement : à bas les réunions ! Sauf que ce n’est pas vraiment la réunion le problème. La réunion n’est qu’un symptôme d’une maladie beaucoup plus profonde. Alors les supprimer ne changerait pas le fond du problème surtout que parfois, ces réunions sont utiles bien sûr !

Mais alors quoi ? On fait une réunion pour parler du problème des réunions ? Je suis en réunion mais je me soigne, c’est quoi l’histoire ?

J’ai une idée de podcast chef(fe). Un truc sur les réunions. Je te cale un RDV ASAP dans ton agenda pour qu’on se fasse un catch up sur le sujet. Et tu me diras ce que tu en penses.

Ou alors… Tu l’écris le podcast ! Tu me dis quand il est prêt et je le relis, j’apporte mes modifications directement dans le texte. Et si vraiment, j’ai des doutes et qu’on a besoin de discuter de points précis… là je nous planifie une réunion pour que tu m’éclaires et qu’on puisse décider.

Ah… ouais… pas con en effet ! ça parait plus efficace ! La réunion est en effet parfois utile mais elle ne doit pas devenir le réflexe à toutes les situations.

On conviendra facilement qu’il est plus fluide de s’accorder sur un sujet en échangeant de vives voix qu’en croisant les mails. Embarquer les contributeurs d’un projet et assurer que tout le monde avance dans la même direction se fera toujours plus facilement en partageant une unité de temps (si ce n’est une unité de lieu) qu’en comptant sur le bon vouloir de chacun à aller consulter la documentation à disposition.

Mais ces réunions-là ne sont utiles que si nous les rendons utiles. Et pour cela, nous devons les associer avec des vrais temps de qualité, seul, pour produire.

On ne va pas se mettre à deux pour écrire un podcast ! CQFD ! Bien sûr, en réunion on travaille, je ne dis pas l’inverse ! Mais travailler ne se limite pas à réunionner. Pour que la réunion soit efficace il faut aussi du temps pour réfléchir, concevoir ou encore analyser, préparer, formaliser et j’en passe.

Une réunion, qui ne serait suivie, pour aucun de ses participants, par une réelle session de travail pour mettre en œuvre ce qui a été convenu dans la réunion, est une réunion inutile.

Élémentaire mon cher Watson ! Et pourtant, « Quand on voit ce qu’on voit, que l’on entend ce qu’on entend et que l’on sait ce que qu’on sait, on a raison de penser ce qu’on pense. »

Tu cites Pierre Dac toi maintenant ? Mais tu as raison, ce que je disais relève de l’évidence… Mais tant qu’on y est… Enfonçons quelques portes et entrons à pieds joints dans la réunion !

3 clés pour ouvrir la porte, ou la refermer :

1. Une réelle préparation
2. Une conduite de réunion rigoureuse et
3. Un suivi précis déclenchant des actions concrètes.

En d’autres termes, un avant, un pendant et un après ! On avait prévenu… des évidences évidentes !

OK, mais si c’est si évident, mets sur pause à chaque point que l’on va énoncer, et demande-toi pour les 3 dernières réunions auxquelles tu as participé si cette évidence avait été mise en place.

J’adore les défis ! C’est parti !

Premier point, un ordre du jour ! De quoi va-t-on parler ?

Facile c’est dans le titre.

Non, le titre n’est pas suffisant. Souvent il se limite au thème de la réunion. Là on a besoin de savoir chaque point qui va être aborder. Et ce qu’on attend sur ce point : informer, décider, arbitrer, aligner, recevoir des commentaires … Ce n’est pas tout à fait la même chose.

En faisant ça on va peut-être aussi se rendre compte que certains points peuvent être traités par email, que d’autres n’ont tout simplement pas lieu d’être, que d’autres encore nécessite d’y consacrer 1h entière. On va donc en déduire le temps de réunion vraiment nécessaire.

Et aussi, les participants ! Qui doit participer et qu’est-ce qu’ils doivent préparer en amont ? Alors peut-être que moi je ne sais pas exactement qui doit être présent, parce que je ne connais pas bien l’équipe que je sollicite pour la réunion. J’ai besoin de l’avis d’un expert du service RH par exemple. Mais qui chez eux ? Pfff je ne sais pas.

Bah tu invites le DRH et c’est réglé.

Oui, très bien et je lui dis exactement ce qui est attendu. Ainsi il peut décider : soit il ou elle vient, soit il ou elle délègue à quelqu’un de son service. Selon le sujet aborder mais aussi la nature de la décision à prendre.

Et si tu peux envoyer les docs en amont, par exemple le support de présentation, c’est mieux ! Comme ça, chacun le parcourt en amont et arrive préparé.

Oui, et si on impose cela à celui qui organise la réunion, alors cela suppose que toi en tant que participant tu t’imposes aussi la même rigueur. J’avais un chef un jour qui refusait systématiquement les réunions pour lesquelles il n’y avait pas d’ordre du jour 1 semaine à l’avance et le support de présentation 48h à l’avance. Ca faisait crier pas mal de gens dans le service. Mais au moins, quand tu étais en réunion avec lui, non seulement il avait lu le support mais il avait aussi cherché les meilleurs moyens de te répondre. La réunion devenait un véritable échange pour trouver les meilleures solutions. Une belle preuve de productivité !

OK on a compris, il était top ce chef. Passons à la suite… la conduite de réunion.

Une conduite de réunion respectueuse des sujets inscrits à l’ordre du jour et des temps qui y sont associés. Bim ! Encore une évidence ! Mais à voir comment il est facile de dériver… De se laisser emporter par le flot des conversations, sans voir l’heure tournée…

Back on track Mahé ! Revenons au sujet. Tu proposes quoi ?

Je propose de faire exactement ce que tu viens de faire ! Qu’une personne se dévoue pour faire revenir les moutons à la bergerie. Alors oui, on passe parfois pour le chieur de service qui dit « il nous reste 2 min sur ce sujet, alors qu’est-ce qu’on décide : qui fait quoi ? »

Mais il vaut peut-être mieux de passer pour un chieur que de perdre son temps. Allez, passons à la suite, le dernier point de notre ordre du jour : l’après réunion.

Tu vas me maudire… Mais après la réunion bah on envoie un compte rendu !

Ah oui super, on fait une réunion pour éviter les emails et l’écrit et toi tu veux que tout ce qui est dit en réunion soit répertorié ?

Non, pas tout ce qui est dit. Mais les décisions importantes et les actions qui en découlent. Ainsi ceux qui n’étaient pas là peuvent rattraper le train en route et surtout on garde une trace. Ce qui évite à la prochaine réunion de revenir sur des éléments qu’on avait déjà abordés.

Et maintenant qu’on a enfoncé des portes ouvertes, est-ce qu’il y a d’autres choses à faire qu’un ordre du jour, une animation rigoureuse et un compte-rendu ?

Commencer par cela à l’échelle individuelle c’est déjà pas mal. Combien de réunions dans ton agenda répondent à ces critères ? Et si tu supprimais celles qui n’y répondent pas ? Et si tu t’astreignais à respecter ces critères pour celles que tu organises ?

Plutôt que de subir son agenda on pourrait en effet s’en emparer davantage. Mais cela suppose une certaine rigueur !

A l’échelle collective, en revanche ces évidences ne suffisent pas. Une direction qui voudrait adresser le problème de la réunionite dans son organisation devra s’intéresser à des sujets beaucoup plus profonds.

Les sources de reconnaissance, les modes de partage d’information, l’autonomie des collaborateurs et avec elle celles des managers. La priorisation et l’acceptation du temps long.

Et là par contre, c’est loin d’être évident. Mais le temps nous manque pour aborder ce dernier point. On peut le reporter à l’ordre du jour de la prochaine réunion ! Ou le mettre sous le tapis et se contenter des portes ouvertes.

Parce qu’il est toujours plus facile de rester en surface et d’envoyer à ses collaborateurs une fiche pratique ou un podcast pour dire comment mieux gérer son agenda pour ne pas adresser les sujets culturels sous-jacents.

En résumé, toute réunion n’est pas inutile. Mais pour qu’une réunion soit utile, certaines évidences sont à rappeler. 1. Une réelle préparation 2. Une conduite de réunion rigoureuse et 3. Un suivi précis déclenchant des actions concrètes. Si à l’échelle collective, ça ne suffit pas, à l’échelle individuelle ça peut soulager des agendas.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire.