Un tableau de suivi : pourquoi et comment ?

Dans cet épisode, nous allons mettre en place un outil de suivi de nos actions. Ou plutôt essayer de comprendre pourquoi c’est important et comment le faire !

Encore un outil ! Vous n’en avez pas marre de votre usine à gaz de consultants ? Et si au lieu de suivre les actions… bah on les faisait ? Ça irait plus vite non ? Allez hop au boulot, rangez-moi ce tableau. Je ne veux rien savoir !

Doucement ! T’énerve pas, ça va bien se passer ! Mettre en place un tableau de suivi, et surtout le remplir et s’en servir, ça peut en fait être utile. Plutôt que de te faire perdre du temps, ça pourrait même t’en faire gagner ! Alors tu veux bien prendre 5min pour que je t’explique ? Le tableau de suivi : pourquoi et comment, c’est quoi l’histoire ?

Déjà rappelons ce qu’est un outil de suivi des actions. Ca peut prendre la forme d’un excel, d’un trello ou de l’outil « to do » de teams. En fait, un outil de suivi des actions c’est un outil qui permet de rassembler au même endroit l’ensemble des actions à mener sur un projet ou une activité, d’attribuer ces actions à quelqu’un et de suivre leur avancement.

Un outil de suivi des actions permet de suivre l’avancement des actions ! Merci pour ta contribution ! Heureusement qu’on fait appel à des consultants pour mettre en place un outil de suivi qui suit !

Alors, non on n’a pas besoin de consultant pour mettre en place ce genre de chose, et parfois les consultants eux-mêmes ne sont pas hyper rigoureux sur le sujet, le flou artistique leur permettant de justifier des temps supplémentaires sur la mission mais c’est un autre sujet.

Mais alors quel intérêt, pourriez-vous demander ? De ne pas rester dans le flou justement ! Centraliser, au même endroit l’ensemble des actions à réaliser présente, quand c’est bien fait évidemment, plusieurs avantages.

D’abord une meilleure visibilité sur le projet : on sait en un coup d’œil (ou en 2-3 filtres) qui fait quoi, pour quand et s’il y a des alertes particulières.

Donc une réduction de la charge mentale ! Plus besoin de se rappeler ce qu’on a dit au dernier meeting ou en se croisant dans le couloir ! Tout est dans le tableau. Hyper pratique donc quand on jongle entre plusieurs projets.

En fait, un outil de suivi te permet d’être plus serein. Quand tu bosses sur un sujet, tu ouvres l’outil correspondant et hop tu retrouves tout l’historique. Tu fais un filtre sur ton nom et hop je sais ce que j’ai à faire. Oh merde, je suis en retard !

Certes, ça peut te foutre un petit coup de pression quand tu te rends compte que tu n’es pas au RDV, mais ça permet aussi de mieux maîtriser le projet dans son ensemble. Et pour le chef de projet ce n’est pas négligeable. C’est plus facile de préparer son COPIL avec le directeur quand on a tout recensé au même endroit.

Un vrai gain de temps, pas besoin de faire de la spéléo dans les mails. Il retrouve toutes les actions en cours dans le tableau, le statut et l’échéance il voit donc ce sur quoi on est en retard et peut sélectionner les alertes à faire remonter.

Et en cas d’absence d’un contributeur, pas de panique, tout ce qui lui était attribué est indiqué ici. On peut donc plus facilement répartir les activités au sein du projet ou faire monter un nouveau membre à bord.

Bon après encore faut-il que les docs sur lesquels il travaillait ne soit pas en local sur son poste mais bien dans l’espace partagé… Le tableau de suivi ne fait pas des miracles non plus !

Tu as raison, pas de miracle on n’est pas chez Gérard Majax ! En fait, pas de magie, mais de la discipline, de la rigueur et un soupçon de méthode. Car pour que l’outil soit utile, encore faut-il qu’il soit bien construit et bien rempli !!

Une ligne égale une action ! On évite les actions à tiroir… C’est la différence même entre activité et actions, une activité c’est plusieurs actions ! Ne vous trompez pas de mailles, si vous êtes trop macro, vous ne pourrez pas suivre correctement l’avancement.

D’ailleurs, une action commence par un verbe d’action ! Oui on est de retour en primaire, mais croyez nous, c’est important. Si vous vous forcez à appliquer cette rigueur un peu simpliste : une action = un verbe d’action, ça vous aidera à identifier réellement ce que chacun doit faire. Faut-il construire, compléter, faire évoluer ou valider ? Ce n’est pas tout à fait la même chose et ce ne sont pas les mêmes personnes qui seront sollicitées.

Ensuite, une action est attribuée à 1 responsable unique et à un valideur unique. Quand tout le monde est responsable, plus personne ne l’est !

Il peut y avoir plusieurs personnes à solliciter. Mais c’est vers le responsable que le chef de projet se retourne pour avoir de la visibilité.

Ensuite, une action a une date ! Il faut une échéance pour savoir si on est en retard ou dans les temps. Et ASAP n’est pas une échéance ! Si tout est urgent, plus rien ne l’est.

En fait, mettre une date permet de s’assurer que tout rentre dans le planning. Et quand ça ne rentre pas, au lieu de fermer les yeux et d’enlever la date du tableau… posez-vous les bonnes questions et alertez ! Au lieu de planquer, de vous noyer ou de foncer dans le mur.

Ensuite, chaque action a évidemment un statut. Où est-ce qu’on en est ? A minima vous avez 3 statuts : à lancer, en cours, réalisé. Après vous pouvez ajouter : en attente de validation, en stand-by, annulé, selon les spécificités de vos projets.

Et enfin, vous pouvez ajouter une colonne commentaire. Comme ça tout ce qui ne rentre pas ailleurs, vous pouvez le mettre ici.

Les décisions prises, les points de blocage, les personnes à solliciter, les raisons d’un retard etc. Ca permet de garder une trace en plus du compte-rendu et surtout ça évite de dénaturer les autres cases ! De la rigueur on a dit !!

Un petit conseil, n’oubliez pas de dater vos commentaires si non très vite vous ne saurez plus où vous en êtes.

Un autre conseil : mettre en place une routine pour mettre à jour cet outil. Souvent, on fait ça lors du COPRO. Mais les pro de la gestion de projet 4.0 digital pourraient vous dire qu’un jeu de notifications suffit. Aucun problème tant qu’on respecte une règle : avoir conscience des impacts de son activité sur celle des autres et les informer en conséquence.

Tu as raison, parce que quand toi tu as fini ton action peut être que ça doit me donner le GO pour commencer la mienne. Et si tu ne m’informes pas que tu as fini, je ne risque pas de le savoir.

Et je ne peux pas compter pas sur toi pour avoir le nez constamment rivé sur le tableau de suivi, ce ne serait pas honnête. C’est bien à moi de t’informer !

Encore une fois, un peu de rigueur !

En résumé, un outil de suivi est un outil qui centralise les actions en cours. Il présente plusieurs avantages : une diminution de la charge mentale, un gain de temps, une meilleure gestion des absences ou même de la charge de chacun. A condition qu’il soit bien rempli : une ligne égale une action, un responsable, un valideur, une échéance, un statut et une zone commentaire.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire