COPRO, COPIL : comment s’organiser ?

Dans cet épisode nous allons parler des instances de gouvernance pour organiser ses projets et surtout suivre leur avancement.

Non mais c’est bon, restons agiles ! On ne va pas rajouter des réunions pour rajouter des réunions. Ma porte est ouverte, quand tu as besoin de mon avis tu viens me voir et ça suffit. Pas besoin de ces COPRO, COPIL et autre réunionite aigüe !

Bien sûr, évitons la réunionite ! Encore un virus qui touche une grande partie de nos entreprises. Ras le bol de virus. Mais cela ne signifie pas de supprimer l’ensemble des réunions. Le vrai remède réside plutôt dans leur optimisation ! Alors, COPRO / COPIL, comment s’organiser ? C’est quoi l’histoire ?

Rien de pire que ces réunions interminables où l’on parle du projet mais sans vraiment en parler. Ou on discute, on mouline, on rapporte, on commente, mais où jamais on ne décide, on acte et on avance.

Ca nous est tous arrivé de sortir de ces réunions en se disant : je ne sais même pas ce qu’on a décidé, je ne sais pas ce que je dois faire et parfois : je ne sais même pas de quoi on a parlé !

Et dans ce cas, c’est certain, c’est inutile ! Mais est-ce que ça veut vraiment dire que l’on doit tout bonnement supprimer ces réunions de suivi ? Je ne crois pas.

Déjà, rappelons à quoi sert ces réunions : suivre l’avancement du projet, s’assurer qu’on est sur les rails, ou anticiper les possibles déraillements pour le remettre sur le droit chemin le plus rapidement possible.

Donc suivre, anticiper, traiter, arbitrer, acter…

Oui tout à fait ! Et ce, à différent niveaux.

D’abord les COPRO, ce sont en fait des comités projets. Ici on réunit les contributeurs du projet et le chef du projet et on suit les actions en cours.

Marcel, on en est où sur les recrutements de l’équipe X ? Ah super nouvelle, ils ont accepté l’offre. OK donc on a réalisé 2 recrutements les 4. Une date d’arrivée prévue ? Tu as entendu Myriam ? Tu peux informer le prestataire formation pour commencer à caler les dates ? On avait statué au dernier COPRO que les nouveaux auraient une formation dans le mois de leur arrivée.

Et ainsi de suite pour chacune des actions. On regarde l’état d’avancement, l’échéance prévue, les risques, les retards etc. Et on met en évidence les interférences avec les autres contributeurs du projet pour que chacun puisse anticiper sur son propre périmètre.

Et puis parfois, ça permet de débloquer des situations délicates !

Oui alors justement sur la question des formations. J’ai bien confirmé au presta qu’on avancer avec lui, mais le service juridique ne me répond pas pour son contrat donc on est bloqué.

OK bah je fais remonter le point au prochain COPIL, merci pour l’alerte.

Et justement, le COPIL c’est le comité de pilotage. Dans cette instance, tous les contributeurs ne sont pas présents. Il y a généralement : le chef de projet pour la vision opérationnelle et le directeur de projet pour aider à trancher. Il peut aussi y avoir d’autres directeurs impactés par le projet et l’objectif est de faire avancer plus rapidement le projet.

On remonte les alertes et on décide, on tranche, on priorise, on acte, on débloque.

Donc dans un COPIL on ne regarde pas toutes les actions en cours. Mais on va faire un état d’avancement macro. En gros on dit : sur ce périmètre tout va bien, sur celui c’est en cours, mais sur celui-ci on a des points à voir avec vous.

Ces points ce sont soit des alertes : on ne tiendra pas les délais, on a un dépassement budgétaire etc. Soit des demandes d’arbitrage.

Attention à ne pas arriver en COPIL en faisant seulement la liste des problèmes à résoudre. L’idée est bien de donner les clés aux valideurs du projet pour qu’ils puissent prendre une décision.

Et parfois, que ce soit en COPIL ou en COPRO le sujet soulevé est trop gros pour être traité en séance. Alors, on décide ensemble d’organiser un atelier de travail sur le sujet. Et on ne convoque à cet atelier que les personnes directement concernées.

En fait, ce qu’il faut retenir c’est que le COPIL et le COPRO sont des instances de gouvernance, c’est-à-dire qu’elles ne sont pas forcément là pour traiter les sujets en profondeur mais plutôt comme on le disait au début de s’assurer qu’on garde le CAP et que le bateau arrive à bon port.

Mais alors comment on s’assure qu’ils sont efficaces ? Parce qu’en vrai c’est bien joli tout ça, mais à tous les coups les conversations dérivent et on sort de là sans avoir rien acté du tout ou on revient constamment sur ce qu’on avait décidé la dernière fois et moi franchement j’en ai marre !

Oh ça va madame/monsieur ronchond ? Il y a des solutions ! Déjà il faut un maître de cérémonie. Celui qui donne la parole, qui suit les actions et qui pose les questions pour être sûr que tout le monde est bien d’accord.

Ah oui genre : bon toi tu avais dit que tu faisais ça, ça en est où ? Ah oui toujours en retard celui-là. Et sur ce point, on a besoin de statuer, machin propose ça vous êtes tous d’accord ?

Euh oui… avec un peu plus de tact quand même mais c’est l’idée ! Il faut un peu de rigueur de toutes les parties pour que ça fonctionne à commencer par soi-même !

Avant de venir à la réunion je relis le compte rendu de la précédente, je m’assure d’avancer sur mes actions en temps et en heure ou du moins d’avoir les informations à portée de main pour donner de la visibilité sur l’avancement de mon périmètre.

Et donc 3 clés pour que ça fonctionne réellement : Ordre du jour, suivi des actions, compte rendu !

L’ordre du jour doit être envoyé à tous les participants en donnant suffisamment de précision pour que chacun sache si sa présence est requise ou non.

Le suivi des actions ça peut être un excel, un trello, sur teams peu importe l’idée est seulement de centraliser pour faciliter le suivi. On suit directement ce tableau en COPRO et on en fait une synthèse pour le COPIL. C’est l’assurance de ne rien oublier !

Et le compte rendu est essentiel pour éviter de revenir 15 fois sur les mêmes sujets. On précise les décisions prises en séances c’est le relevé de décision et on met en évidence les actions urgentes à mener pour le prochain comité.

Avec ça, vous mettez toutes les chances de votre côté pour arriver à bon port. Et d’ailleurs, ces conseils sont valables dans le cadre d’un projet mais aussi à l’échelle de votre équipe pour le pilotage de votre feuille de route.

En résumé, s’il ne faut pas succomber à la réunionite, certains comités semblent indispensables pour piloter un projet et suivre son avancement. Le COPRO pour la dimension opérationnelle et le COPIL pour prendre des décisions et prioriser. Pour en tirer profit, encore faut-il faire preuve de rigueur : un ordre du jour, un suivi des actions et un compte rendu.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire