Les clés de la gestion de projet

Dans cet épisode nous allons évoquer quelques clés d’une gestion de projet réussie.

Hello la team, on a un nouveau projet à faire ASAP alors j’ai créé un teams, je vous ai mis tous les docs que j’ai trouvés sur le sujet. Je vous laisse vous organiser comme vous voulez hein, autonomie autonomie. Allez hop hop hop au boulot.

Tu crois vraiment que ça suffit pour lancer un nouveau projet ? Tu crées un teams et hop par miracle tout est fluide et collaboratif ! C’est si bon de rêver. En attendant, ton projet n’est pas près de voir le jour. Alors, les clés d’une gestion de projet réussie, c’est quoi l’histoire ?

Avant toute chose, pour réussir la gestion de son projet… il faut avoir… un projet !

Alors là ! Bravo Sherlock, je n’aurais pas dit mieux ! Précisons quand même un peu. Il faut avoir un projet qui ait du sens, qui soit en lien avec la stratégie de l’entreprise, sa mission et celle de l’équipe. Un projet qui tombe comme un cheveu sur la soupe reste en travers de la gorge, si j’ose dire, de tous ceux qui y contribueront.

Et donc ce projet a une raison d’être qui se traduit par un ou des objectifs à atteindre. Un objectif long terme que l’on détaille en sous-objectifs et en production qu’il va falloir réaliser (en d’autres termes en livrables).

Et tout cela, on l’inscrit dans le temps ! Il y a certainement des choses par lesquelles on doit commencer, qui sont des pré-requis, d’autres qui demandent plus de temps, d’autres encore qui ne pourront commencer qu’une fois un autre projet, porté par une autre équipe aura vu le jour etc.

Cette réflexion on la traduit dans une roadmap. Et si vous ne voulez pas utiliser un terme anglais vous pouvez appeler cela une feuille de route, ça marche aussi ou une trajectoire, un planning, une projection. Enfin bref, peu importe tant que ça vous permet de donner de la visibilité et de mettre les choses dans le bon ordre.

Maintenant que l’on sait ce que l’on a à faire et dans quel ordre, c’est bon on peut y aller et le faire ?

Oui bien sûr, si tu sais qui fait quoi ! Et c’est la deuxième clé de réussite de la gestion de projet. Les rôles et responsabilités.

On va avoir plusieurs rôles : le commanditaire, le sponsor, le chef de projet, le contributeur qui vont avoir des responsabilités différentes. Si le commanditaire est une sorte de client qui établit les attentes et valide le résultat final, le chef de projet lui va coordonner les activités nécessaires pour y répondre. Et le contributeur bah il contribue ! Il produit, il fait, il délivre.

Et ces rôles se traduisent dans ce qu’on appelle un RACI. On ne va pas rentrer dans le détail, tant il y aurait à dire sur le sujet, ça pourrait faire l’objet d’un autre podcast. Mais rappelons tout de même que le rôle se distingue de la personne !

Et qu’une personne peut endosser plusieurs rôles. Je peux tout à faire être chef de projet sur l’ensemble du projet et contributeur sur une partie par exemple. Ça demande de jongler avec différentes casquettes mais c’est possible et il faut éviter de les mélanger à tout va.

Bon maintenant que l’on sait ce qu’on a à faire et qui fait quoi, on peut y aller ? On peut avancer ?

Oui bien sûr ! Allons y ! Mais pas tête baissée et chacun dans son coin. On a besoin de suivre l’avancement du projet, de manière régulière pour être sûr que tout le monde avance dans la bonne direction et a les moyens d’avancer !

Et suivre l’avancement c’est notre 3^ème clé pour une gestion de projet réussie. Mais ça ne veut pas dire se précipiter pas sur une liste de KPI longue comme le bras et déconnectée de l’objectif final.

Ça veut simplement dire, vérifier de manière régulière – et cette régularité est à adapter selon le rythme donné au projet – si on avance correctement. Est-ce qu’on est en retard, est-ce qu’on a tous les éléments, où sont les points de blocages, etc. ?

C’est de la responsabilité du chef de projet de suivre cet avancement opérationnel au quotidien et de donner une visibilité suffisante au directeur de projet pour arbitrer.

Cela se traduit le plus souvent dans des outils de suivi que ce soit Monday, Teams, Trello ou le bon vieux excel. Ils doivent nous permettre en un coup d’œil de savoir ce qu’il y a à faire, qui est en charge et pour quand.

Encore faut-il les mettre à jour ! Donc pour faciliter le partage d’information et les arbitrages qui vont avec on met en place des instances de suivi de projet. C’est la 4^ème clé !

Un COPRO, comité projet, c’est l’occasion de réunir tous les contributeurs du projet pour partager leur état d’avancement, questionner les autres contributeurs sur des points de blocage et donner de la visibilité sur les travaux en cours.

Et un COPIL, comité de pilotage, permet de… piloter. On aborde les points de blocage, on arbitre, on prend des décisions qui orienteront ensuite les actions des contributeurs.

Si communément, un COPRO a lieu toutes les semaines et un COPIL tous les mois il n’y a pas de règle absolue. Et la fréquence de ces instances donne le rythme du projet, elle doit donc être adapté selon les besoins du projet, les échéances visées et donc la fameuse roadmap dont on parlait en introduction.

Ces instances de gouvernance doivent être pensées comme des sortes de points de passage réguliers, comme le ravitaillement dans un marathon, on peut en louper quelques-uns mais il vaut mieux quand même y passer si on veut garder le rythme dans la durée.

Il y a donc une certaine rigueur à respecter si on veut que ça fonctionne : un ordre du jour, un suivi précis des actions, un compte-rendu qui justement rend compte des décisions prises et des prochaines actions…

Et en plus d’être formalisé ça doit être stocké ! Ce sera la 5^ème et dernière clé de réussite de la gestion de projet : un référentiel documentaire !

Une sorte de bibliothèque partagée de documents en somme. L’objectif est simple : s’assurer qu’on a toutes et tous accès à la même information, la plus à jour possible. Ça évite la spéléo dans ses mails quand on en est à la version 46000 de notre fameuse roadmap qui a autant bougé que le vent a soufflé.

Sauf que ce référentiel documentaire, suppose, comme toutes les autres clés de réussite… un minimum d’hygiène et de rigueur dans son utilisation. C’est-à-dire une arborescence claire et partagée, un archivage des anciens documents (sans les supprimer, on ne sait jamais), une date pour chaque document et un numéro de version.

OK, et une fois qu’on a tout cela on peut produire ?

Oui bien sûr ! Et ça va même nous aider à produire ! L’idée n’est pas de créer une usine à gaz, mais au contraire de faciliter l’avancement en se forgeant des automatismes à l’échelle collective.

En résumé, 5 clés pour gérer votre projet : 1. Une feuille de route, 2. Des rôles et responsabilités, 3. Un suivi de l’avancement, 4. Des instances de gouvernance et 5. Un référentiel documentaire. Aucune clé magique mais de la méthode et de la rigueur pour être efficace.

J’ai bon chef ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire