GPEC, GEPP et workforce planning

Dans cet épisode nous allons évoquer quelques-uns des acronymes et néologismes dont la fonction RH est friande : la GPEC, la GEPP et le workforce planning

Combien de fois les praticiens RH s’insurgent-ils devant le jargon des autres experts et notamment ceux des professionnels de l’informatique ? C’est vrai qu’avec leur BYOD, SaaS, cloud et autres PaaS, ils sont forts en la matière.

Ah, le charme des codes d’une profession. Les acronymes, leur connaissance et surtout leur emploi, régulier, avec un air entendu, comme le signe de ralliement et d’appartenance à un club fermé ou plutôt à une élite.

Et la fonction RH n’échappe pas à la règle. Elle aussi a ses codes, ses sigles et ses acronymes… Tiens : CDI, CDD, CFA, CSE, CHSCT et je ne t’en prends que quelques-uns qui commencent par la lettre C.

Alors faisons un saut directement jusqu’à G pour faire un point ! et nous intéresser à GPEC et GEPP. Et dans la même veine leur corollaire Nord-Américain, connoté digital, le workforce planning. GPEC, GEPP et workforce planning, c’est quoi l’histoire ?

Commençons par comprendre un besoin de gestion, simple, de l’entreprise pour rester rentable dans la durée. Elle a besoin d’optimiser la ressource qu’elle utilise pour obtenir un résultat.  Cela renvoie à la théorie de l’optimisation des ressources – Resource based theory pour les intimes – mais c’est un autre sujet.

Optimiser ses ressources dans le temps c’est en avoir une gestion anticipée efficace, surtout lorsque ces ressources ne sont pas si faciles à acquérir ou à faire évoluer. Et cette gestion anticipée repose toujours sur un principe simple qui s’exprime en 3 questions :

1. De quoi ai-je besoin demain ?
2. De quoi disposé-je aujourd’hui et comment cela va évoluer ?
3. Comment passer de l’un à l’autre ?

En matière RH, la ressource est humaine. Ou plus exactement c’est la ressource des femmes et des hommes qu’on utilise et qu’on cherche donc à optimiser de façon anticipée. Or, cette ressource ce sont bien les compétences requises pour exercer les emplois dont on a besoin pour réaliser l’activité.

Avoir une gestion anticipée de cette ressource consiste donc à se poser ces 3 questions concernant les emplois dont on a besoin pour produire le résultat souhaité et les compétences nécessaires, en qualité et en nombre, pour les exercer.

Dit en d’autres termes, de quels emplois ai-je besoin demain pour réaliser notre projet et donc de quelles compétences aurais-je besoin demain ? De quels emplois et donc compétences disposons-nous aujourd’hui et comment passer de l’un à l’autre, en recrutant, formant, faisant évoluer, etc. ? Bien sûr, en tenant compte des évolutions qu’on peut anticiper comme les départs à retraite ou celles qui sont plus délicates à appréhender comme l’évolution des métiers.

Bref les 3 questions de base de ce que l’on appelle la Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences autrement dit la GPEC.

Seulement voilà, cela repose sur une prévision. C’est-à-dire l’idée que l’on se fait aujourd’hui de ce dont on aura besoin demain. Alors que dans les faits rien n’est plus incertain.

Alors on navigue un peu à vue et on aimerait bien pouvoir faire cet ajustement en temps un peu plus réel. Et c’est en quelque sorte la promesse du workforce planning. Un ajustement le plus en continu possible du besoin en compétences et de la manière de le satisfaire.

Ce qui suppose, on s’en doute, une connaissance pointue et on time de la ressource dont on dispose… et c’est là où l’informatique, en l’occurrence le SIRH, joue un rôle important ou en tout cas porte une promesse de ce type.

Donc en substance la GPEC c’est un exercice de gestion, dont la portée est potentiellement stratégique car elle peut conduire à des rachats d’entreprise pour combler des manques de compétences. Un exercice de gestion que la fonction RH mène pour répondre à un besoin simple de l’entreprise : anticiper dans sa gestion de ressources.

Et le workforce planning c’est un terme anglo-saxon, qui vient en grande partie du monde digital, et qui désigne à peu près la même chose mais réalisé en continu, parce que la prévision en temps incertain, ce n’est pas facile. Tout le génie du marketing du monde informatique en quelque sorte.

Mais alors qu’est-ce que la GEPP dans tout ça ? Si ce n’est l’acronyme de Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels ?

La GEPP c’est surtout un cadre légal français. Ce cadre légal avant s’appelait d’ailleurs GPEC. La GEPP couvre peu ou prou la même chose que ce que couvrait le cadre légal de la GPEC. En fait, la GPEC ou la GEPP au sens du cadre légal, ce sont les obligations faîtes à l’entreprise – en l’occurrence de plus de 300 salariés – en matière de gestion prévisionnelle. C’est une longue série issue de la loi Borloo en 2008, Rebsamen en 2015 et des ordonnances Macron en 2017.

Ce cadre légal, même s’il évolue et change de nom, consiste en un exercice simple à décrire : à partir d’une analyse prospective de son environnement et de ses caractéristiques internes, formuler une évaluation à termes des besoins en compétences et de l’évolution de la ressource dont on dispose pour mesurer les écarts entre compétences futures et compétences actuelles

Et le combler à l’aide d’un plan d’action. Bref, en d’autres termes la même chose que la GPEC mais avec une volonté du législateur de dépoussiérer un sujet et un terme souvent perçus comme une usine à gaz et dont le P de prévision, dans un contexte d’incertitude permanente, faisait un peu moins dynamique et donc un peu désuet ou déconnecté des réalités de l’entreprise.

D’où le workforce planning. Non je rigole.

Dans tous les cas, au-delà des acronymes et de leur signification, il y a deux choses à comprendre :

1. La nature de l’exercice de gestion qui consiste à anticiper son besoin en compétences et identifier les voies et les moyens permettant d’y répondre et
2. Le cadre légal qui peut y être assorti, comme c’est le cas en France avec la GPEC devenue GEPP, et qui fixe les obligations des entreprises en la matière.

En résumé, la GPEC, la GEPP et le workforce planning répondent à un même besoin de gestion : anticiper le besoin en compétence à terme et le satisfaire en concevant un plan d’action permettant de passer de la situation actuelle à la situation cible en tenant compte des évolutions possibles. La GEPP constitue le cadre légal français qui remplace la GPEC et qui fixe les obligations faîtes aux entreprises en la matière là où le workforce planning est plutôt un terme anglo-saxon qui souligne le caractère dynamique et continu de la GPEC.

J’ai bon cheffe ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire