La cartographie du SIRH

Dans cet épisode, nous allons nous intéresser à la notion de cartographie du SIRH et expliquer ce dont il s’agit et ce à quoi ça sert.

Et oui, la carte n’est pas le territoire. Une représentation du monde, ce n’est pas le monde. Le réel nous échappe encore une fois et pourtant il faut bien se le représenter pour avancer ou pour agir !

C’est bien la finalité d’une cartographie en effet que de réaliser une représentation graphique de ce qu’on observe. Quand on prend la route pour voyager par exemple, on voit bien ce que c’est, qu’on utilise son smartphone ou une vieille carte papier impossible à replier correctement.

Et pourtant tout se joue parfois dans les plis, et les plis du territoire, la carte ne les mentionne pas toujours. Mais on a besoin de cette représentation imparfaite pour se guider. En SIRH comme ailleurs. Alors, la cartographie d’un SIRH, c’est quoi l’histoire ?

Commençons par le réel qu’on essaye de représenter. En l’occurrence, c’est l’activité de la fonction RH. Or, son activité, c’est quoi ? Des gens qui travaillent, dans des fonctions RH, avec d’autres personnes, des collaborateurs par exemple, pour produire des choses. C’est ce qu’on appelle un processus. Un processus de recrutement par exemple.

C’est-à-dire un ensemble d’étapes pour délivrer un résultat, dans ton exemple un recrutement, et où à chacune d’entre elles des acteurs ont joué un rôle et réalisé des actions en utilisant des informations. C’est bien en effet ce qu’on appelle des processus métiers.

Et décrire ces processus métiers, c’est la 1^ère cartographie : la cartographie fonctionnelle, ou la cartographie des processus métier. Peu importe le nom précis mais c’est bien la représentation de la manière dont on délivre un service. Et on voit bien ici que cette cartographie fonctionnelle peut avoir différents niveaux de détail.

Mais quel que soit ce niveau de détail, cette cartographie fonctionnelle sera une représentation de ce qui se passe. Par exemple dans ton processus de recrutement, cela décrira un truc du genre : le manager exprime un besoin de recrutement, la RH propose un profil de poste, etc. jusqu’à ce que, à la fin, Ô miracle, après une longue série d’étapes, le besoin du manager soit satisfait … ou pas.

On voit déjà ici toutes les subtilités qui peuvent émerger : les limites de la carte (genre on fait quoi des étapes du processus qui concerne le budget et le cas échéant des acteurs du contrôle de gestion) mais aussi comme tu le disais le niveau de détail dans la description des processus.

Toujours est-il que cette cartographie des processus métier, ou cartographie fonctionnelle, c’est bien la première étape : décrire ce qu’on fait, de façon schématique.

Oui mais à la fin on envisage bien d’informatiser, plus ou moins, tout cela. Alors il va bien falloir représenter cela aussi. Et là on en arrive à une cartographie applicative c’est-à-dire toutes ces étapes qu’on a décrites dans la cartographie fonctionnelle, ça passe par où ?

On les fait à la mimine ? C’est sur un fichier Excel que Paul envoie à Nicole par email ? C’est dans un logiciel de recrutement à part, pas vraiment connecté au SIRH ? C’est fait dans un best-of-breed ou dans le module RH d’un ERP ? Bref, on regarde les flux d’informations, par où ils passent et les outils qui les traitent !

On peut ici d’ailleurs assez facilement résumer les choses parce qu’au fond c’est ce qui se passe dans la pratique :

1. C’est fait à la main, ni informatisé, ni automatisé, avec le charme de la paperasse;
2. C’est fait à l’aide d’outils bureautiques de type Word, Excel etc. avec des envois de mail et des fichiers partagés sur des serveurs par exemple, genre c’est un peu informatisé et archaïque
3. Ou enfin c’est vraiment informatisé à l’aide d’une application informatique plus ou moins intégrée au SIRH.

Et cette cartographie applicative, qui représente la manière dont les processus fonctionnels sont appliqués, indique en quelque sorte la manière et le degré dont les processus fonctionnels sont informatisés, automatisés et avec quoi.

Et la superposition des deux, la comparaison en résumé entre d’un côté la cartographie des processus métiers, et de l’autre la cartographie applicative, c’est-à-dire la manière dont ils sont traités, nous donne une sorte de taux d’informatisation, une sorte de coefficient d’occupation des sols pour garder une image topographique.

Et c’est précisément ce à quoi servent ces cartographies, représenter la manière dont ça se passe et la manière dont c’est informatisé pour guider ensuite, dans un schéma directeur mais c’est un autre sujet, nos décisions en matière d’informatisation de la fonction RH. C’est ce qu’on appelle, toujours avec cette analogie avec la géographie, l’urbanisation du SIRH.

A la manière de cartes géographiques, la cartographie fonctionnelle représente la carte du territoire et la cartographie applicative, la carte des routes et des villes. D’un côté la représentation des processus et de l’autre leur informatisation.

Et on pourrait imaginer, à la manière des cartes géographiques, de nombreuses autres représentations. Si on a aussi la carte des points d’intérêts par exemple quand on voyage ou la carte topographique des reliefs et bien dans le SIRH on peut aussi avoir une cartographie de l’infrastructure technique et matérielle sur laquelle s’appuie cette cartographie applicative.

Par exemple, est-ce que c’est sur des serveurs hébergés et exploités en interne ou bien des applications en mode SaaS hébergées dans le Cloud ou de savoir si tes données sont chez toi, ou dans le Cloud, peut-être en France, en Europe ou ailleurs. Bref, toujours une représentation des choses et donc une cartographie.

En résumé, la cartographie d’un SIRH consiste à représenter les processus métiers avec une cartographie fonctionnelle, et la manière dont ils sont plus ou moins informatisés avec une cartographie applicative, la différence entre les deux servant de guide aux décisions d’évolution du SIRH.

J’ai bon cheffe ?

Oui tu as bon mais on ne va pas en faire toute une histoire.